Hvornår bliver en arbejdsgivers tilfældige opslag i et digitalt system til en kontrolforanstaltning?

Det spørgsmål var centralt i en opmandskendelse fra den 15. juni 2026 om brug af GPS-data fra biler i den kommunale hjemmepleje. Svaret er relevant for alle arbejdsgivere – både offentlige og private – der bruger digitale systemer, logdata eller anden teknologi i hverdagen.

Teknologien kan rigtig meget, men det betyder ikke, at man som arbejdsgiver frit må bruge alle tilgængelige oplysninger til kontrol.

Kort om sagen

Sagen begyndte under oplæring af en medarbejder i en kommunes flådestyringssystem. Her så en gruppeleder tilfældigt, at to hjemmeplejebiler havde holdt parkeret ved et grupperum i ca. 1 ½ time under aftenvagten.

De første iagttagelser var altså tilfældige og skete som led i oplæringen af en ny medarbejder. De var derfor ikke i sig selv kontrolforanstaltninger efter den aftale om kontrolforanstaltninger, som kommunerne er omfattet af.

Kommunen gik imidlertid videre og undersøgte først alle biler fra aftenvagten den 8. august 2023. Gennemgangen viste, at alle biler, der havde været anvendt den dag, havde holdt parkeret ved grupperummet i væsentligt længere tid end den normerede pause på 29 minutter.

Derefter blev gennemgangen udvidet til alle biler på 13 udvalgte aftenvagter. Ifølge den faglige voldgiftsret ændrede sagen dermed karakter: Formålet var nu at kontrollere medarbejdernes pauser og arbejdstid.

Kommunen manglede et konkret grundlag

Kommunen mente, at de første og tilfældige GPS-observationer gav anledning til at undersøge, om medarbejderne generelt holdt for lange pauser.

Uanset, at kontrollen rent faktisk havde vist, at alle medarbejderne havde holdt for lange pauser fandt opmanden ikke, at de første tilfældige observationer kunne bære en bred og systematisk kontrol af 13 aftenvagtsmedarbejdere

Hvor gik grænsen?

Opmanden trak hermed en vigtig grænse:

• De 2 tilfældige observationer under oplæring var ikke kontrol.
• De efterfølgende systematiske gennemgange af lagrede GPS-data var kontrol.
• Da formålet blev at undersøge medarbejdernes pauser og arbejdstid uden en forudgående konkret mistanke mod alle de berørte medarbejdere, skulle reglerne om kontrolforanstaltninger have været overholdt – herunder skulle kontrollen forudgående have været varslet overfor medarbejderne.

Varslingskravet er ikke en formalitet

Efter aftalen om kontrolforanstaltninger er udgangspunktet, at medarbejderne skal orienteres senest seks uger før en kontrolforanstaltning sættes i værk. Det giver medarbejderne mulighed for at vide, hvad der kontrolleres, hvorfor det kontrolleres, og hvordan oplysningerne kan blive brugt.

Varsling kan i særlige tilfælde undlades, hvis formålet med kontrollen ellers ville blive forspildt. Men undtagelsen kræver mere end en løs mistanke. Arbejdsgiveren skal kunne pege på et konkret grundlag, som gør kontrollen nødvendig og afgrænset.

Kommunen gik fra tilfældige observationer til en bred gennemgang af lagrede GPS-data uden først at varsle medarbejderne. Opmanden fandt ikke, at observationerne gav et tilstrækkeligt konkret grundlag for at fravige varslingskravet.

Resultatet blev derfor, at kommunen havde handlet i strid med aftalen om kontrolforanstaltninger. Konsekvensen heraf blev, at kommunen blev pålagt at betale en bod på 50.000 kr.

Parallellen over til det private arbejdsmarked

Selvom kendelsen handler om en kommunal arbejdsgiver, er budskabet også relevant på det private arbejdsmarked. Private arbejdsgivere skal kunne vise, at en kontrolforanstaltning er saglig, nødvendig og rimelig. Kort sagt: Kontrollen må ikke blive større end det problem, den skal løse.

På det private arbejdsmarked gælder der også klare rammer for medarbejderkontrol. De følger blandt andet af hovedaftalens regler om kontrolforanstaltninger på DA/FH-området og af de almindelige ansættelsesretlige krav om saglighed og proportionalitet. Og hvis kontrollen bygger på GPS-data, logoplysninger, adgangsregistreringer eller andre digitale spor, skal arbejdsgiveren også have styr på databeskyttelsesreglerne.

Saglighed betyder, at arbejdsgiveren skal have en reel og saglig grund til at kontrollere. Det kan for eksempel være hensynet til sikkerhed, dokumentation af arbejdstid, beskyttelse af virksomhedens værdier, kvalitet i arbejdet eller en konkret mistanke om misbrug. Det er derimod ikke nok, at arbejdsgiveren er nysgerrig eller gerne vil holde bredt øje med medarbejderne.

Kravet om proportionalitet betyder, at kontrollen ikke må gå videre end nødvendigt. Arbejdsgiveren skal vælge den løsning, der griber mindst muligt ind, men som stadig kan løse problemet. Derfor bør kontrollen begrænses i tid, omfang, personkreds og datatyper. Hvis en stikprøve eller en målrettet undersøgelse er nok, vil en bred gennemgang af alle medarbejderes data normalt være sværere at forsvare.

Det betyder i praksis, at en privat arbejdsgiver som udgangspunkt skal informere medarbejderne klart og forudgående om:

• hvilke oplysninger der indsamles,
• hvad formålet er, og
• hvordan oplysningerne kan blive brugt.

Hvis oplysninger, der oprindeligt er indsamlet til et andet formål, senere bruges til at kontrollere medarbejdernes arbejdstid eller adfærd, kan brugen skifte karakter og blive en kontrolforanstaltning.

Forudgående information skal forhindre skjult eller uventet kontrol. Medarbejderne skal kunne se, hvilken kontrol der kan finde sted, hvilke systemer og oplysninger der bruges, hvad formålet er, og hvilke ansættelsesretlige konsekvenser oplysningerne kan få.

Det er derfor normalt ikke tilstrækkeligt blot at oplyse, at virksomheden råder over et GPS-system, et adgangssystem eller logoplysninger. Medarbejderne skal også vide, om oplysningerne kan anvendes til at kontrollere arbejdstid, pauser, rutevalg, tilstedeværelse eller anden adfærd i arbejdet.

Manglende eller upræcis information kan gøre det vanskeligt at bruge oplysningerne som grundlag for ansættelsesretlige reaktioner – især ved systematisk, bagudrettet eller bred kontrol.

Databeskyttelsesreglerne stiller samtidig selvstændige krav. Arbejdsgiveren skal have et lovligt behandlingsgrundlag, respektere formålsbegrænsning og dataminimering og kunne dokumentere, at behandlingen er nødvendig og proportional.

Formålsbegrænsning betyder, at oplysninger som udgangspunkt kun må bruges til det formål, de blev indsamlet til. Er GPS-data indsamlet til flådestyring, ruteplanlægning eller sikkerhed, kan arbejdsgiveren derfor ikke uden videre bruge de samme data til at kontrollere pauser, arbejdstid eller adfærd. Den nye brug kræver en særskilt vurdering og tydelig information til medarbejderne.

Dataminimering betyder, at arbejdsgiveren kun må behandle de oplysninger, der faktisk er nødvendige. Det taler for snævre søgninger, korte perioder og en begrænset personkreds. En bred gennemgang af historiske data om mange medarbejdere kræver derfor en stærkere begrundelse end en målrettet kontrol baseret på en konkret og dokumenteret mistanke.

Arbejdsgiveren bør også sikre adgangsbegrænsning, sletning og intern dokumentation. Ved omfattende eller systematisk overvågning kan der desuden være behov for en nærmere risikovurdering.

Kendelsens pointe rækker derfor langt ud over den konkrete kommunale sag: Før digitale data bruges mod medarbejdere, skal arbejdsgiveren have styr på formål, grundlag, afgrænsning, information og databeskyttelse.

Hvad kan du som arbejdsgiver lære af kendelsen?

Kendelsen er relevant for alle arbejdspladser, der har adgang til digitale oplysninger om medarbejdernes færden, adfærd eller tidsforbrug.

• Afklar formålet, før data bruges.
• Vurder, om kontrollen er saglig, nødvendig og proportional.
• Sørg for at varsle kontrolforanstaltninger klart og rettidigt – som udgangspunkt senest seks uger før, de kan træde i kraft
• Beskriv konkret, hvilke oplysninger, der kan bruges, til hvilket formål og med hvilke mulige konsekvenser.
• Brug kun undtagelser fra varslingskravet, hvis formålet ellers vil blive forspildt, og der er et konkret grundlag.
• Afgræns kontrollen til det nødvendige, og overvej mindre indgribende alternativer.
• Vurder og dokumentér behandlingsgrundlag, formål, dataminimering, opbevaring, adgang og sletning.

Selskabsadvokaterne bemærker

Digital kontrol er kommet for at blive. Men reglerne om saglighed, proportionalitet og forudgående orientering gælder stadig.

Det afgørende er ikke kun, hvad teknologien kan vise. Det afgørende er, om du som arbejdsgiver har et lovligt og konkret grundlag for at bruge oplysningerne til kontrol.

Kendelsen er dermed en vigtig påmindelse til alle arbejdsgivere, der arbejder med GPS-data, logdata eller andre digitale spor i hverdagen.