Generelt om afholdelse af elektronisk generalforsamling
I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at afholde en generalforsamling i et ApS eller A/S enten helt eller delvist elektronisk. Dette som følge af noget så lavpraktisk som stor afstand mellem kapitalejerne eller som følge af force majeure situationer, som vi så med Corona-virus.
Overordnet set kan elektroniske generalforsamlinger inddeles i tre niveauer: (1) Elektronisk generalforsamling uden mulighed for fysisk fremmøde, (2) Delvis elektronisk generalforsamling og (3) Videooptagelse og deling af generalforsamling.
Delvis elektronisk generalforsamling
Medmindre selskabets vedtægter bestemmer andet, kan det centrale ledelsesorgan (bestyrelsen i selskaber, der har en direktion og en bestyrelse eller direktionen i selskaber, der alene har en direktion) beslutte, at der som supplement til fysisk fremmøde på generalforsamlingen gives adgang til, at kapitalejerne kan deltage elektronisk i generalforsamlingen. Det vil sige, at kapitalejerne får mulighed for blandt andet at stemme elektronisk og ytre sig på generalforsamlingen uden at være fysisk til stede på generalforsamlingen.
Dette er i selskabsloven defineret som en delvis elektronisk generalforsamling og kræver ikke særlige vedtægtsbestemmelser. Dog er reglerne i selskabsloven om delvis elektronisk generalforsamling fravigelige, hvorfor adgangen til afholdelse af en delvis elektronisk generalforsamling kræver, at der ikke er forbud herimod i selskabets vedtægter.
Elektronisk generalforsamling uden mulighed for fysisk fremmøde
Hvis en generalforsamling udelukkende skal afholdes elektronisk og dermed uden adgang til fysisk fremmøde, skal dette vedtages på en generalforsamling. Adgangen til afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling skal derfor fremgå af selskabets vedtægter.
Hvis der afholdes fuldstændig elektronisk generalforsamling, udelukker dette derfor også fysisk fremmøde.
Generalforsamlingsbeslutningen om afholdelse af elektronisk generalforsamling skal indeholde oplysning om, hvordan elektroniske medier anvendes i forbindelse med deltagelse i generalforsamlingen.
Særlige regler ved afholdelse af elektronisk generalforsamling
Det centrale ledelsesorgan fastsætter de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved en delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde oplysning om, hvilke it-systemer der anvendes, og hvordan disse tilgås.
Det it-system, der anvendes til den elektroniske generalforsamling, skal kunne håndtere selskabslovens krav til afholdelse af generalforsamling, herunder kapitalejernes adgang til at deltage i samt ytre sig og stemme på generalforsamlingen. Det it-system, der bruges, skal tillige på en sikker måde kunne fastslå, hvilke kapitalejere der deltager i generalforsamlingen, hvilken kapital og stemmeret de repræsenterer samt resultatet af afstemningerne.
Videooptagelse af generalforsamling
Hvis en generalforsamling bliver optaget på video og f.eks. sendt (live) via selskabets hjemmeside, så kapitalejere eller andre i øvrigt blot kan følge med i og overvåge generalforsamlingen uden at der er mulighed for at stemme, ytre sig m.v., er der som udgangspunkt ikke tale om en elektronisk generalforsamling i henhold til selskabsloven.
Det er ved optagelse af generalforsamlinger vigtigt at være opmærksom på persondataloven. Selskabet skal herunder være opmærksom på, at de deltagende på generalforsamlingen som udgangspunkt skal give samtykke, hvis de fremgår af de optagelser, der udgives.
Konklusion
Hvorvidt der kan afholdes hel eller delvis elektronisk generalforsamling, afhænger af selskabets vedtægter, idet selskabsloven som udgangspunkt giver mulighed for afholdelse af elektroniske generalforsamlinger. Hvis selskabets vedtægter opstiller unødige begrænsninger, ikke opstiller de nødvendige begrænsninger eller i øvrigt ikke giver de nødvendige muligheder vedrørende elektroniske generalforsamlinger, så bør du som ejerleder eller leder i en ejerledet virksomhed overveje en vedtægtsændring.
SelskabsAdvokaterne har speciale i selskabsret og afholdelse af generalforsamlinger, herunder dit selskabs muligheder for afholdelse af hel eller delvis elektronisk generalforsamling samt processen for det.
Du er altid velkommen til at kontakte Selskabsadvokaterne for en uformel drøftelse af din virksomheds muligheder.
