Mange medarbejdere har firmabil, som de må bruge privat eller anvender firmabil, når de er på arbejde.
Men hvis dine medarbejdere får parkeringsafgifter eller fartbøder, hvad gælder så egentlig? Har du pligt til at betale bøder og afgifter, eller kan du blot videresende disse til medarbejderne?
Ejerforholdet
Firmabilen vil være indregistreret til arbejdsgiver, og derfor vil det naturligvis også være til dig, at eventuelle bøder og afgifter vil blive sendt. Endvidere er reglerne i dag således, at du som arbejdsgiver hænger på en medarbejders fartbøde, hvis fartoverskridelsen er på under 30 %, og hvis medarbejderen ikke erkender indenfor 30 dage, at denne har ført køretøjet.
Du hæfter således, fordi du er ejer af køretøjet, dette uagtet om du kan dokumentere, at du ikke selv var fører af køretøjet.
Ligeledes er det med parkeringsafgifter, at du som ejer af bilen, er modtageren af bøden.
Arbejdsgivers muligheder
Som arbejdsgiver kan du som udgangspunkt altid kræve en bøde betalt af medarbejderen, som er den “reelle” modtager af afgiften/bøden, hvis du kan bevise at det har været medarbejderen, som var føreren af køretøjet. Bevis kan være i form af kontrakt, korrespondance eller billeddokumentationen på bødeforlægget fra politiet.
Hvis det er medarbejderen, som har begået forseelsen, er denne også den rette modtager af afgiften eller bøden.
Hvis du som arbejdsgiver direkte har bedt din medarbejder om at køre for stærkt eller parkere ulovligt, så fraviges udgangspunktet dog, idet du i disse situationer ikke med rette kan føre kravet videre til medarbejderen. Medarbejderen har jo blot fulgt dine instrukser. Det bemærkes, at medarbejderen naturligvis har bevisbyrden for, at du har givet medarbejderen instruks om at parkere ulovligt eller overskride hastighedsgrænserne m.v.
Løntræk eller ej?
Når du har betalt for bøden/afgiften, vil du som arbejdsgiver ofte gerne kræve betaling fra din medarbejder. Men du må kun lave et løntræk, hvis dette er aftalt med medarbejderen.
Det anbefales derfor, at du laver en politik herom i medarbejderens ansættelseskontrakt, bilaftale eller personalehåndbog, så du sikrer dig, at du også rent faktisk kan lave et træk i medarbejderens løn for parkeringsafgiften eller fartbøden, du har betalt.
Hvis det ingen steder fremgår, at du kan lave løntræk, så vil du alene have mulighed herfor, såfremt du indgår aftale med medarbejderen herom.
Vil medarbejderen ikke gå med til, at du laver et løntræk, er du altså nødsaget til at inddrive betalingen fra medarbejderen på anden vis, f.eks. ved inddrivelse via inkasso eller – hvis andet ikke lykkedes – via en civil retssag.
Lav politik om retningslinjerne
Når du stiller firmabil til en medarbejders benyttelse eller rådighed, bør du uanset hvad, have retningslinjer for bilens anvendelse, herunder om bilen må anvendes privat, om medarbejderen skal beskattes af fri bil, hvem der skal betale serviceeftersyn, brændstof og andre forbrugsudgifter m.v.
Det vil i den forbindelse være en god idé, at du skriver noget om, hvordan du forventer, at medarbejderen agerer i trafikken, herunder at medarbejderen skal agere hensynsfuldt og forsvarligt i overensstemmelse med gældende regler i færdselsloven.
Noter endvidere i retningslinjerne, hvad der er praksis, såfremt medarbejderen får en fartbøde eller parkeringsafgift i firmabilen. Vil du have mulighed for at lave løntræk, så skal dette fremgå af retningslinjerne.
Husk skatten
Det anbefales, at du kontakter selskabets revisor omkring en drøftelse af de skattemæssige forhold i forhold til afgiften. Herunder i forhold til, om du skal foretage løntræk i et brutto- eller nettobeløb, samt om der er nogle skattemæssige fordele/ulemper ved, at medarbejderen erkender at have været fører at køretøjet kontra at medarbejderen ikke erkender det.
Vores bistand
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, herunder i rådgivning af vores klienter omkring indholdet i vilkår, politikker og retningslinjer for brug af firmabil, samt håndtering af tvister.
Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk, hvis du har spørgsmål eller brug for rådgivning.
