Hvis du ikke har en politik omkring dine medarbejderes brug af arbejdsmobil eller mailsystem, så bør du overveje at få det. 

Som udgangspunkt må du ikke gennemgå dine medarbejderes mails eller sms’er, uanset at disse anvendes arbejdsmæssigt. 

Alene hvis  der foreligger en driftsmæssig grund eller et konkret sagligt formål, må du læse medarbejderens mails. Det kan f.eks. være relevant, når din medarbejder er længerevarende syg eller på ferie, og du skal fortsætte korrespondancen med en kunde, samarbejdspartner m.v. 

Du skal dog være opmærksom på, at reglerne i øvrigt er meget stramme, og du som arbejdsgiver har en væsentlig risiko, hvis du gennemgår din medarbejders mailindboks eller sms-korrespondance uden du har en reel politik herom. 

Behandling af en medarbejders personlige arbejdsmailadresse eller sms-korrespondance, er behandling af personoplysninger i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Dette indebærer, at du kun – såfremt særlige omstændigheder er gældende – kan gennemgå din medarbejders mail/sms’er. 

I øvrigt bemærkes det, at både mails og sms’er er omfattet af brevhemmeligheden. 

Lav politik med retningslinjerne

Væsentligt er det, at du har en politik, hvoraf det fremgår, at du har ret til at foretage stikprøver, og dermed kan foretage læsning af dine medarbejderes mails, og at de skal markere private mails med “privat” i overskriften. Alternativt skal det tydeligt fremgå, at medarbejderen ikke må bruge sin arbejdsmobil og arbejdsmail til privat brug. 

Skulle der senere opstå en tvist mellem dig og medarbejderen, så står du væsentligt bedre, hvis du har en politik omkring brug af mailadressen og arbejdstelefonen. 

Ingen politik

Hvis du ikke har en politik omkring læsning af eller overvågning med medarbejderens mail/sms’er, så vil der skulle foretages en konkret vurdering af, om du må læse medarbejderens mails uden at informere medarbejderen på forhånd. 

I praksis vil man blandt andet se på, om indgrebet er proportionalt, altså om du kunne opnå dit formål på anden vis, ligesom du skal have et legitimt og konkret formål til gennemgangen. 

Såfremt betingelserne er opfyldt, vil du i nødvendigt omfang kunne gennemgå medarbejderens mails uden at have informeret denne på forhånd. I praksis vil du dog som udgangspunkt skulle informere medarbejderen om gennemgangen samtidig med, at den finder sted. Alternativt – hvis det konkret begrundes – straks efter gennemgangen har fundet sted.   

Læsning af private mails/sms’er

Som arbejdsgiver må du ikke læse medarbejderens private mails, uanset om du har en politik om brug af mails eller ej. 

Ved lovlig gennemgang af medarbejderens mails, skal du altså “springe over” de mails, som indeholder titler som “privat” i overskriften. 

Indeholder mailen ikke en overskrift om, at den er privat, frikender det dig dog ikke. Begynder du at læse en mail, der kunne syne arbejdsmæssig, og viser det sig, at det er en privat mail, så er du reelt set forpligtet til straks at stoppe læsningen af mailen. 

Vores bistand

Hos Selskabsadvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, og håndtering af tvister i forhold til gennemgang af medarbejderes mails og sms’er. Har du brug for rådgivning om ansættelsesretlige emner, er du meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk