Det er vigtigt for såvel virksomheden som dennes medarbejdere at have faste retningslinjer. Hertil kan en personalehåndbog være et godt værktøj.
En personalehåndbog samler virksomhedens personalepolitik, pligter, værdier og de vigtigste regler og tilbud til medarbejderne. Derfor skal en personalehåndbog også ses i en større sammenhæng, som en del af virksomhedens personalepolitik. En personale-håndbog giver svar på nogle af de spørgsmål, der særligt trænger sig på, når man er nyansat, men også stedet, hvor såvel medarbejdere som virksomhed kan finde svar på vigtige spørgsmål. En personalehåndbog forebygger også forskelsbehandling og “støj” blandt medarbejderne. En god personalehåndbog er et godt ledelsesredskab og der er mulighed for at henvise til personalehåndbogen i forbindelse med ansættelseskontrakter.
Der er ingen regler for hvilke emner, du skal have i en personalehåndbog – men du kan tage udgangspunkt i de forhold, som du ønsker at beskrive; eksempelvis mødetider, ferielukning, sygemelding, krav til beklædning, e-mail og internetpolitik samt regler for rygning og alkohol.
Det er vigtigt, at du klarlægger hvad målet og formålet er med at udarbejde en personalehåndbog. Du skal overveje, om den skal bruges internt eller om den også skal bruges eksternt, f.eks. til at tiltrække nye kvalificerede medarbejdere. Skal det være en lov, formidling af værdier eller salgsmateriale. Er det kun hovedreglerne eller er det vigtigt at få alle detaljerne beskrevet? Du skal overveje, hvem der skal deltage i processen. Skal der hentes hjælp udefra. Skal det være en gruppe nedsat af samarbejdsudvalget, hvis du har et sådant. Det er vigtigt at du finder de rette personer, som både har lyst til og interesse for arbejdet med en personalehåndbog.
Arbejdet med at udarbejde en personalehåndbog er en større proces, som ofte kræver mange ressourcer og fokus. Derfor er det meget let at bruge tid og formuleringer på emner, som ikke er hensigtsmæssige. F.eks. at bruge megen plads på information, som måske kun vedrører få medarbejdere eller som måske hører til i et særskilt dokument. Typisk fokuseres også på hvad medarbejderne ikke må, og det kan give personalepolitikken en negativ slagside.
Virksomheden skal også huske, at når personalehåndbogen skal udarbejdes, er det vigtigt at skabe klarhed i beskrivelsen af komplicerede regler vedrørende barsel, ferie og lignende samt sikre sig, at personalehåndbogen er i overensstemmelse med gældende lovgivning.
