Når foreningens ejendom skal ombygges eller renoveres, vil foreningens bestyrelse indtræde i rollen som bygherre. Bygherrerollen er krævende så det er vigtigt, at bestyrelsen får den rette rådgivning undervejs og helst så tidligt som muligt i forløbet.

Bestyrelsen skal i planlægningsfasen som det første, sørge for, at få et overblik over både de økonomiske og juridiske aspekter som en byggesag indebærer. Ofte vil det være store summer foreningen skal bruge på en byggesag, så det er derfor vigtigt at bestyrelsen gør forarbejdet grundigt inden byggesagens opstart. Desuden bør bestyrelsen sikre sig, at de kontrakter der indgås sikrer foreningen bedst muligt under byggesagsforløbet.

Byggesagens 10 faser

Et byggeprojekt består af mange forskellige faser, og det er vigtigt at bestyrelsen forbereder sig godt inden byggesagens opstart. Nedenfor vil byggesagen forskellige faser blive belyst:

1) Planlægningsfasen

Foreningen bør bruge god tid på at planlægge byggesagen, så foreningens forventninger og ønsker til projektet klarlægges fra start. Derudover bør foreningen undersøge om der f.eks. er lokalplaner, servitutter, jordforhold, kloakering eller lignende som der skal tages højde for i forbindelse med byggesagen.

Hvis foreningen f.eks. ønsker at opsætte altaner på ejendommen, er det en god idé, at starte med at undersøge hvor mange beboere der er interesserede i opsætning af altan, og samtidig indhente et uforpligtende tilbud, så bestyrelsen kan få et økonomisk overblik over byggesagen.

2) Finansierings overvejelser

Byggesager er dyre, og det er derfor vigtigt at bestyrelsen lægger et realistisk budget fra start. Der opstår ofte uforudsete udgifter undervejs, så det er en god idé at ligge en buffer ind i budgettet til dette.

Bestyrelsen kan allerede inden projektet er vedtaget indhente et foreløbigt tilbud på finansiering. Tilbuddet kan bruges til at udarbejde en konsekvensberegning, så den fremtidige månedlige udgift pr. beboer klarlægges, inden beboerne skal tage stilling til projektet på en generalforsamling.

3) Forslag til generalforsamlingen og vedtagelse af projektet

Når foreningen har fået det økonomiske overblik, kan forslaget til generalforsamlingen udarbejdes. Det er vigtigt at forslaget er gennemarbejdet, så beboerne ved hvad projektet vil indebære, og hvor meget de hver især skal bidrage med økonomisk (hvis der optages fælleslån).

Hvis forslaget omhandler opsætning af altaner, bør bestyrelsen udover forslaget omring etablering af altaner, desuden foreslå en vedtægtsændring, hvor der tages stilling til vedligeholdelsen af altanerne.

4) Valg af rådgivere

Når projektet er vedtaget på generalforsamlingen, er det tid til, at bestyrelsen vælger hvilke rådgivere de ønsker under byggesagen. Det er vigtigt at bestyrelsen allerede fra start søger den nødvendige rådgivning, da der er et stort ansvars forbundet med håndteringen af en byggesag.

Det kan være en god idé at bestyrelsen søger rådgivning hos en byggeteknisk rådgiver (f.eks. en arkitekt eller en ingeniør). Den byggetekniske rådgiver kan bistå bestyrelsen med tegningsmaterialet, projektbeskrivelser, tidsplaner, indhente tilbud fra entreprenører og med byggestyring i udførelsesfasen.

Bestyrelsen bør derudover søge juridisk rådgivning, så foreningen er sikret bedst muligt under byggesagen. Den juridiske rådgiver kan hjælpe bestyrelsen med at gennemgå både teknikeraftalen, udbudsmaterialet og senere entreprisekontrakten. Særligt entreprisekontrakten har stor betydning for foreningens retsstilling under byggesagen. Jo mere præcis og gennemarbejdet entreprisekontrakten er, jo større sandsynlighed er der for at byggesagen bliver en succes og forløber uden tvister mellem parterne.  

5) Udbudsmateriale

Når bestyrelsen har valgt en teknisk rådgiver, vil denne stå for at udarbejde udbudsmateriale der sendes ud til de udvalgte entreprenører. Udbudsmaterialet skal være præcist og det skal afspejle foreningens ønsker og forventninger til projektet, så entreprenørerne kan afgive tilbud som lever op til foreningens krav. I denne fase vil foreningen typisk skulle ansøge kommunen om byggetilladelse hvis det er nødvendigt.

6) Entreprisekontrakten

Efter bestyrelsen har valgt en entreprenør skal der udarbejdes en entreprisekontrakt. I denne fase bør bestyrelsen få den nødvendige juridiske rådgivning, så entreprisekontrakten er gennemarbejdet og der ikke er uklarheder, der senere kan danne grundlag for tvister.

Det er vigtigt at såvel foreningen som entreprenøren kender deres rettigheder og pligter under byggesagen, så byggeprocessen kan blive så god og smidig som muligt.

Typisk vil bestyrelsen og entreprenøren aftale, at AB 18 skal være gældende som en del af entreprisekontrakten. Der er dog bestemmelser i AB 18 som bestyrelsen bør overveje at fravige eller ændre. F.eks. bør foreningen få skrevet ind, at foreningen ikke skal stille sikkerhed overfor entreprenøren. Derudover kan foreningen overveje at ændre AB 18’s bestemmelse om betaling, så entreprenøren kun har krav på betaling 1 gang om måneden og ikke 2 gange som AB 18 foreskriver.

Den juridiske rådgiver kan hjælpe bestyrelsen med at lave tilføjelser og fravigelser til AB 18 så foreningen er stillet bedst muligt under byggesagen.

Fase 7) Forsikring og sikkerhedsstillelse

Bestyrelsen skal sørge for at tegne de nødvendige forsikringer inden byggesagens opstart. Bestyrelsen kan kontakte foreningens forsikringsselskab og indhente tilbud på en allrisk forsikring.

Derudover er det ligeledes vigtigt, at bestyrelsen tjekker op på, om entreprenøren har stillet den aftalte sikkerhedsstillelse inden byggeriet går i gang.

Fase 8) Udførelsesfasen

I udførelsesfasen går byggeriet i gang. Hvis bestyrelsen har valgt at få teknisk bistand, vil den tekniske rådgiver typisk stå for byggestyring og løbende holde øje med projektets fremdrift.

Hvis der opstår forsinkelse eller andre tvister f.eks. om mangler eller ekstraarbejder, vil foreningens juridiske rådgiver bistå bestyrelsen med løsningsforslag så byggeriet kan fortsætte.

Hvis en tvist går i hårdknude og ikke kan løses, kan den juridiske rådgiver bistå i forbindelse med syn og skøn eller en eventuel rets- eller voldgiftssag.

Fase 9) Aflevering

Når entreprenøren har færdiggjort sit arbejde, vil der blive afholdt en afleveringsforretning hvor bestyrelsen får ”overleveret” byggeriet, og overtager risikoen for dette.

Hvis der konstateres mangler ved afleveringsforretningen, skal bestyrelsen kræve disse udbedret inden for en nærmere fastsat frist. Hvis byggeriet lider af væsentlige mangler ved afleveringen, bør bestyrelsen ikke godkende at byggeriet kan afleveres før manglerne er udbedret. Den juridiske rådgiver kan bistå bestyrelsen, hvis der konstateres mangler ved afleveringsforretningen.

Bestyrelsen skal huske at ansøge om ibrugtagningstilladelse når byggeriet er færdigt, hvis byggeprojektet har krævet myndighedsgodkendelse.

Fase 10) 1- og 5-årsgennemgang

1 år efter afleveringsforretningen skal der afholdes 1 årsgennemgang. Det er vigtigt, at bestyrelsen sørger for at indkalde entreprenøren inden 1 års dagen er passeret. Hvis fristen ikke overholdes, risikerer foreningen at fortabe retten til at gøre eventuelle mangler gældende. Det samme er gældende ved 5 års eftergennemgangen, hvor fremgangsmåden er den samme. Når eventuelle mangler er udbedret efter 5 års gennemgangen, vil entreprenørens sikkerhedsstillelse ophøre helt.

Vores bistand

Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i entrepriseret og har mange års erfaring med at rådgive foreninger i alle byggeriets faser – helt fra de første tanker omkring et byggeprojekt til byggeriet står færdigt. Har jeres forening brug for rådgivning er I meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller per e-mail, advokat@selskabsadvokaterne.dk